¶ SkautIS
Skautis, tedy skautská informační síť, je web sloužící pro zprávu administrativu a řízení skautských jednotek.
¶ Základní informace
Pro uživatele je nejdůležitější částí většinou strom jednotek, informace o jeho osobě a jeho jednotce. Také je zde možnost spravovat Skautskou telefoní síť (STS).
V databázi musí být zaveden každý člen Junáka. Jeho záložka obsahuje, kromě osobních údajů a případně kontaktu na zákoné zástupce, také dokumentaci jeho působení ve skautu, tedy například rok vstupu do organizace nebo úspěšně dokončené kurzy.
U každé jendotky je uvedeno zařazení v celkovém systému, základní informace, sídlo (popřípadě kontakt na správce objektu pro zprostředkování ubytování), vedení oddílu a seznam členů. Veřejnosti samozřejmě nejsou dostupné citlivé údaje.
¶ Úkoly a práce se skautisem
Skautis je i přes neustále zdokonalování pro necvičené oko stále uživatelsky ne zcela příjemný, i přesto jsou skautští vedoucí nuceni v něm každý rok provést několik operací.
Popis je opatřen odkazy na oficiální stránku nápovědy.
¶ Role
Před začátkem jakékoli práce je nutné si zkontrolovat, zda má uživtel nastavenou správnou roli. (Většinou tedy „Vedoucí/admin“). Role se může zdánlivě sama od sebe změnit například po přihlášení ke kurzu. Každý uživatel si může (ve svojí osobní kartě v záložce „Účet a role ve SkautISu“ upravit rozbalovací nabídku jeho rolí)
více informací.
¶ Registrace
Jedna z nejdůležitějších úloh oddílového vedení je odevzdat registraci. Vedení střediska ji má povinnost odevzdat do konce ledna, v našem středisku ji proto oddíly odevzdávají do půlky ledna a peníze se tradičeně vybírají v listopadu (aby byl dostatek času pro zevidevání).
Po deadlinu pro placení je nutné v h.skautingu zkontrolovat, zda zaplatili všichni a upozornit ty, kteří tak neučinili, aby tak učinili co nejdříve (v přepisování těch, kteří zaplatili, může dojít k chybám, takže je to často jen otázka upozornění).
V první fázi je důležité zkontrolovat základní informace. Tyto ale povětšinou zůstávají stejné jako minulý rok (popřípadě byly změněny již dříve a navíc jdou změnit i později).
Druhým krokem je kontrola členské základy. (Mít tam jen ty, kteří plánují do skautu chodit, respektive plánují platit registraci).
Ve třetím kroku přichází na řadu samotná registrace. Tedy vybrat registrační kategorii a navolit do ní osoby. Zatrhnout „přidat existující osoby“ nevytvářet nové. Navíc je možné použít tlačítko „vybrat vše“.
Tlačítkem budou vybrané osoby zaregistrované do vybrané registrační kategorie. Minulé roky byly registrační kategorie jen dvě - s časopisem a bez něho. A „bez časopisu“ byla výchozí, takže některé oddíly skončily na rok bez časopisů (což jim nutně nemusí vadit, ale asi to není cíl).
Po registraci všech osob musí být odevzdána. Kontrola může ukázat několik druhů chyb. (Některé lze ignorovat, k některým - absence vůdcovského kurzu u vedoucího oddílu - je nutné připsat komentář.)
(akcí se mohou teoreticky účastnit i lidé bez registrace, proto může být pro vedoucí bez přímé funkce téměř zbytečná. Registrací se ale stávají součástí Junáka atd.)
¶ Hlášenka tábora
S dostatečným předstihem před táborem (tedy cca 15.06.) musí být odevzdána hlášenka tábora (která je zkontrolována a až následně odeslána střediskem). Hlášenka slouží jak oficiálním složkám jako Hygienické stanici, v horším případě policii, tak Junáku.
V první záložce se doplňují základní informace, jako poloha, jména vedoucích tábora a kontakty na ně (tuto část lze povětšinou okopírovat z předchozích let).
Následuje odhadovaný počet osob. U těchto je nejjednodušší navolit z existujících a použít „vybrat vše“. Toto přidá nepovinný jmený seznam, na druho stranu taky doplní části o počtu účastníků, takže není důvod, to vypisovat ručně.
Třetí částí je odhadovaný rozpočet. Ten de facto nemusí být podle skutečnosti (a pokud se hlášenka odevzdvává před vyplněním přihlášek, tak ani nebude), ale lze nějak odhadnout z minulých let. Tetnto rozpočet by měl vycházet nějak rozumně a v plusu (nebo se započítanou rezervou), není ale vyžadováno nic podrobného.
Před uzavřením a odevzdáním hlášenky se ještě musí řešit chybové hlášky. Mezi nejčastější spadá vůdce bez vůdcovské zkoušky, k němu stačí dopsat komentář, že na ní právě pracuje (a ideálně by to měla být pravda).
více informací
¶ Správa osob
Je vhodné v průběhu roku udržovat aktuální databázi členů (I přesto, že teoreticky nutné je to až před registrací). Zejména v září přesunout a přijmout přestupující jedince.
Zvykem je, že vedoucí oddílu se postará o přesunutí jeho odcházejících členů.
To se dělá přes v záložce „členové“ přes tlačítko „Hromadné změny členství“.
Pro přijmutí osoby v záložce „členové“ otevřít tlačítko „přidat osobu“. Označit možnost „existující osoba“ a vyhledat ji (jméno občas dělá problémy s diakritikou a velikostí písmen).
více informací
¶ Další
¶ Zveřejnění na mapě oddílů
Pokud má jednotka zájem o zveřejnění na oficiální mapě oddílů, musí na kartě jednotky v záložce „nábory“ přidat termíny schůzek a odpovídající náborové kategorie, popřípadě poznámku a krátké představení jednotky. Oddíl tak bude dohledatelný pro zájemce.
¶ Změna časopisů
První krok je mít časopisy zaregistrované. V druhém kroce lze uvažovat o jejich změně podle věkové skupiny. To se provádí na kartě jednotlivce v jeho osobní záložce časopisy. Celkový přehled jde ovšem najít na kartě oddílu, opět v záložce časopisy.
Pokud neměla osoba zvolenoou registraci s časopisem, nemůže časopis získat.
Oddíl má právo na několik výtisků časopisu Skauting. Určený je zejména pro vedoucí oddílu. V tomto případě je možné přidat.
¶ Úprava údajů
Nechcete upravovat údaje přímo a nechcete rodiče nutit zakládat si účet na skautisu? Nevadí. Skautis nabízí integrované řešení. Stačí použít funkci a skautis automaticky rozešle rodičům dětí mail s možností úpravy údajů. Samozřejmě bude odkaz zaslán na mail uvedený u rodičů daného dítěte, tuto sekci tedy musí správce urpavit sám.
moje jednotky - členové - aktualizace údajů - požádat o aktualizaci údajů
¶ Exporty
Vedoucí se často mohly setkat s potřebou vybrat například, veškeré kontakty na rodiče. Nebo sehnat seznam všech členů oddílu. Právě k tomu slouží exporty.
Správce si jednoduše nechá vygenerovat pořadované údaje a následně je může nechat v podobě odkazu, nebo si je stáhnout, například do formátu pro excel.